aneb podržte si kontrolu nad daty i chodem organizace 

Vracíte se s novým elánem po dovolené a máte v hlavě spoustu plánů. Nejraději byste do toho skočili po hlavě. Proč ne? Protože září je ten správný měsíc na úklid, analýzu a plánování s kolegy. Ukliďte si a dostanete zázemí i plán. Vyzkoušejte magii zářijového úklidu v CRM systému Salesforce.

Vaše data jsou zlatý důl

Zlato musí člověk opracovat a data potřebují správný tvar a úplnost. Nepromeškejte šanci data vyčistit, opravit a zkontrolovat automatické procesy. Rozdělte si jednotlivé úseky mezi sebou v týmu. Až se vrhnete do víru povinností, údržbu snadno přeskočí jiné priority. Když si uděláte čas na úklid teď, v příštích měsících budete sklízet sladké plody pořádku. A to se vyplatí!

Co chybí, co je navíc a co špatně

Začněte analýzou kvality vašich dat. 

• Projděte si data: mají správný formát, nebo obsahují chyby, neplatné e-maily či telefonní čísla?
• Máte u dárců všechny kolonky, které chcete, nebo potřebujete něco doplnit?
• Odstraňte duplicity. Dejte si pozor na zdvojené kontakty. E-mail, který dárci přijde dvakrát, ho rozhodně nepotěší. Nadbytečné záznamy odhalíte jednoduše v přehledu nebo použijte specializovanou funkci, která duplikáty rozpozná.
• Párují se platby k dárcům tak, jak mají? Propojení s bankou kontrolujte častěji než jednou ročně. Nikdo se nechce místo vánoční kampaně věnovat řešení špatně přiřazených plateb za půl roku.
• Potřebujete všechna data, která sbíráte, nebo jsou některá už nadbytečná?  
• Vyřaďte nebo probuďte „spící” kontakty. V každé neziskovce po čase vznikne skupina dárců nebo dobrovolníků, se kterými už nejste v kontaktu. Nebojte se obnovit spojení, vytvořte si nový list, napište jim nebo zavolejte.

Tři úkoly pro kancelář

Shrnuto a podtrženo: při čištění dat ve vašem CRM jde obvykle o tři úkoly: odstranění duplicit, doplnění chybějících údajů a spuštění validace dat. Když víte, kde vás tlačí bota, můžete začít. 

Duplicitní záznamy odstraníte jednoduše: seřaďte si seznam podle jména a podívejte se, kdo se objevil dvakrát a odstraňte duplikát. Zdvojování se dá omezit i pomocí automatické kontroly Duplicate Managementu.Pro kontrolu využijete například telefonní číslo kontaktu. 

Trochu práce navíc potřebujete k doplnění kontaktu. Můžete použít veřejně dostupné zdroje, jako LinkedIn nebo firemní stránky, nebo si vytvořit list a požádat dárce o kontrolu a doplnění údajů.

Validace se dá snadno zvládnout díky přednastaveným validačním pravidlům. Věnujte jim pozornost a váš CRM si podrží čistá, přesná a užitečná data. Chybné e-mailové adresy či telefonní čísla nepřináší žádný užitek a obírají vás o čas a náladu. Smažte je. 

Znovu a lépe

Popravdě řečeno, úklid dat baví jen mizivé procento lidí. Proto potřebujete předcházet chybám a nedokonalostem v systému. Soustřeďte se na pravidla i lidský faktor. Kvalitní a čistá data pozitivně ovlivní pohodu ve vašem týmu. Zanedbaný CRM naopak získá vašemu fundraisingu image popletené sekretářky.⁠ Možná si vysloužíte shovívavý úsměv, ale dobrý pocit během komunikace těžko.

Vylepšete šablony

Víte, jak zabránit hromadění špatných dat? Nejlepší je, když se do vašeho CRM ani nedostanou: 

• Nastavte v šablonách jako povinné všechny údaje, které chcete uchovávat. 
• Zadávejte údaje v klidu a dvakrát si po sobě přečtěte. Nezkomolili jste jméno nebo jiný údaj na kartě?
• Nastavte povinný formát například u e-mailu nebo telefonního čísla.
• V Duplicate Managementu zajistěte základní kontrolu duplicit.
• Pokud používáte vlastní kategorie, nezapomeňte k nim kontakty důsledně přiřazovat.

Automatizace je váš přítel

Používejte automatizaci, kdykoli můžete. Kde to dává smysl, nastavte výběr z roletky, aby se zamezilo chybným zadáním. To samé platí pro povinný formát e-mailu nebo telefonního čísla. Promyslete si, jaká standardizace se pro vaše kontakty vyplatí – zda je dostatečně konkrétní i obecná. Pak jen stačí data dočistit. 

Pokud pracujete s větším objemem dat, naplánujte si čištění jednou měsíčně. Uvidíte, že se taková rutina vyplatí vašemu týmu i dárcům.

S mapou v ruce až do konce roku

Září neleží v polovině roku, přesto se perfektně hodí k restartu, hodnocení dosavadní práce a novému plánování. Aktivity se pomalu rozjíždí a stres z vánočních kampaní a konce roku je ještě v nedohlednu. Připravte se v klidu na poslední čtyři měsíce roku a využijte sílu očištěného CRM:

• Pracujte s reporty. Vyjeďte si reporty, proberte je v týmu. Hledejte lepší cesty k cíli a začleňte nápady, se kterými jste se vrátili z dovolené.
• Použijte reminder. Naplánujte drobné, ale důležité aktivity, a zadejte je do reminderu: typicky půjde o newslettery, vánoční PF, poděkování dárcům či potvrzení o darech.
• Naplánujte kampaně. Krok po kroku projděte kampaně, připravte si časový rozvrh a rozdělte úkoly. Využijte všechny výhody sdílení, které CRM pro týmovou práci nabízí.