CRM Salesforce patří mezi nejlepší nástroje pro chod organizace. Nůž se čas od času brousí, klavír jednou ročně ladí, ale softwarovému pomocníkovi stačí rozumné počáteční nastavení a čistá data. Podíváme se, jak obojí zajistit. 

Kontakty a firmy: Všechno jenom jednou

Databázi bez duplicitních záznamů udržíte pomocí dvou kroků: automatické a mechanické kontroly. 

Nejprve nastavte pravidla, která zdvojením automaticky brání už při zakládání záznamu. Nastavte si tzv. „Duplicate Rules“ (duplikační pravidla). Systém nabízí dvě základní možnosti, jak se chovat:

1. Jakmile zadáte stejný záznam podruhé, objeví se varování a aplikace zobrazí shodné záznamy. V tomto případě vás ale systém pustí dál. 
2. Vytvoření nového kontaktu rovnou zablokujete a nový duplicitní záznam se vám nepodaří uložit.

Do políčka „Conditions“ vyberte e-mail a příjmení. Jde o osvědčenou kombinaci podmínek pro kontakty, s účty vám pomůže IČO.

Mezi záznamy se přesto občas nějaká duplicita vloudí, proto doporučujeme pravidelnou optickou kontrolu. Kontakty zobrazíte klasickým přehledem nebo si vytvořte report. Někteří uživatelé raději čistí data v Excelu. I to je možnost. Při exportu však pamatujte na ID záznamu, aby jste kontakty dostali bezpečně zpět do Salesforce. Mějte na paměti, že oblíbená tabulka od MS Office nerozeznává velká a malá písmena ID záznamu. Tudíž není schopna je porovnat. Snadný export/import mezi CRM a tabulkovým procesorem umožňuje Salesforce Inspector v Chrome.  

Status: Je kontakt aktivní či pasivní?

Kategorie „Status“ představuje šikovný nástroj, s jehož pomocí rozlišíte aktivní a pasivní kontakty. Vložený záznam se automaticky stává aktivním. Jestliže se na něm nic neděje během nastaveného období, změní se v pasivní. A naopak: pasivní status se promění v aktivní ve chvíli, kdy u dotyčného proběhne transakce. Funkcionalitu vyzkoušejte a uvidíte, jak se sejde s potřebami vaší organizace. Se složitějším zadáním se neváhejte obrátit na CRM pro neziskovky.

Pomocí této vychytávky označují někteří uživatelé také VIP dárce. V tom případě vytvořte proces, který na měsíční bázi aktivuje status VIP u kontaktů s darem třeba nad 10 000 Kč. Tyto dárce si ale snadno vyfiltrujete také přes klasické zobrazení nebo report. Všemi třemi cestami získáte množinu dárců pro další práci v kampaních. Je tedy otázkou, zda nevyužít některou z dvou posledních zmíněných.

Zdrženlivost doporučujeme i při vytváření nových polí typu „Aktivní 2020“. Stejný údaj lze jednoduše nastavit do „Contact History“ na kartě každého kontaktu (Field&Relationships/Track old and new values). 

Aktuální databáze ve dvou bodech

1. Popište, co je pro vás aktivní kontakt a podle toho nastavte procesy. Snažte se o jednoduché vymezení. Uživatelé se potřebují se systémem co nejrychleji spřátelit. Funkce snadno doladíte později, až dostanete zpětnou vazbu, co chybí a co by pomohlo.
2. Omezte počet duplicit automatickým procesem. Nezapomínejte na pravidelnou mechanickou kontrolu. Pokud se jí věnujete jednou ročně, udělejte si čas na konci roku. Po vánocích přijdete do práce a s čistou databází a čistým svědomím zadáte tisk potvrzení o daru.