Netradičný rok leccos prověřil víc, než jsme čekali: pracovní návyky, nastavení procesů v neziskovce, efektivitu CRM systému, naše zaměstnance i dobrovolníky. Změny  se dokonce dotkly našich priorit a prověřily jejich hloubku i naši schopnost se jich držet.

Home office: čas na restart

Aneb z chyb se poučte, v dobré praxi vytrvejte

Komu se během obou období epidemie nezměnil pracovní styl, profesní cíle nebo nevyvstaly otazníky kolem skloubení osobního a pracovního života? Všeobecné zpomalení zároveň přináší jedinečnou šanci přibrzdit, v novém čase vyhodnotit dosavadní dění, zavést a vyzkoušet novinky a opustit nefunkční cesty.

Success & Fuckup: příběh úspěchu, příběh selhání

Udělejte si malý přehled toho, jak v krizi zafungovala vaše neziskovka: co se povedlo či fungovalo „samo“ a díky čemu, kde se odkryly vaše slabiny a proč. Vyprávějte si své Successs a Fuckup Stories, sami sobě, navzájem nebo za jednotlivá oddělení. Zkuste si vzpomenout, jaká panovala atmosféra ve vaší neziskovce, co na ni mělo vliv a proč. Nakreslete si mapu procesů a přemýšlejte, co by šlo zjednodušit a vylepšit, studujte reporty. Znovu si položte základní otázky typu Co je naše mise? Jak ji naplňuje? Co nám o nás tento rok odhalil?

Nikoho neudiví, že velké firmy jako třeba Toyota využily odstávky k restrukturalizaci. Inspirujte se a vezměte si k ruce některou z osvědčených metod práce, třeba domácí Baťovou filosofií nebo populární japonskou kaizen. Většina těchto systémů pracuje s přesnými daty a ta už sbíráte ve vašem CRM Salesforce.

Já a práce, práce a já

Zázemí výrazně ovlivňuje naše nasazení, efektivitu i naladění v práci. Proto se pusťte i do osobní revize návyků. Zkuste si pro sebe popsat současné nastavení: Jak jste sladili vaše pracovní, osobní a rodinné potřeby? Je to třeba změnit nebo se chcete tohoto stylu držet? Lepší čas na změnu už zřejmě nebude a tak myslete taky na osobní restart.

Homeoffice: v houpací síti s diářem

Bohaté zkušenosti s home office máme všichni: od příšerných po ty nejlepší. Teorie zní jednoduše: klidný kout bez vyrušování, kvalitní připojení k internetu, oddělení práce a odpočinku, pravidelné přestávky, čas na relax. Uvařte si kafe, sedněte do křesla a písemně vyhodnoťte, co jste dodrželi a co chcete změnit. 

Hranice: ani Schengen ani Berlínská zeď

Asi nejbolavější věcí domácí práce je nastavování hranic. Jsme přece hodní lidé, rádi vyhovíme kdykoliv a kdekoliv. Proto jsme přece přešli do neziskovky, abychom pomáhali. Nepomáháme ale i tím, že jasně nastavíme hranice: vůči klientům, dárcům, týmu a vedení? 

I když vám to nemusí být příjemné, nastavte si „úřední hodiny“, kdy vám může kdokoliv bez obav zavolat. Dejte nadřízenému vědět, jak zvládáte daný objem či způsob práce. Laskavá a jednoznačná zpětná vazba pomůže nejen vašim vztahům, ale i vám samotným. 

Pohodový home office znamená mít plán a nastavit hranice a to nejen pro toho, kdo si home office vzal, ale i pro toho kdo povolil nebo nařídil. Zkuste si odpovědět na několik otázek:

• Osvědčila se práce ve vyhrazených hodinách nebo flexi? Kdy vám lidé volají, protože jste v práci? Co uděláte, když vás vyruší „doma“? Pamatujete na obědovou pauzu? Není všem dnům konec. Nevyhovuje vám současné nastavení? Oznamte, že jste se rozhodli pro změnu.
• Jak komunikujete v týmu? Vytvořte si rozvrh pravidelných schůzek, kde proberete týdenní agendu. Pište si dotazy na kolegy a nemusíte kvůli každé drobnosti volat. Potvrdilo se, že video konference vyřeší víc a rychleji než e-mail.
• Schází vám lidský kontakt s kolegy? Domluvte si společnou on-line pauzu na kafe nebo pivo po práci. Dobře oddělíte pracovní a odpočinkovou část, udržíte kontakt s lidmi.

Pracovní stůl nebo písečná pláž

„Podnikání z pláže” zní krásně, pojmenovali byste tak svou práci z domova? Čertovo kopýtko tkví zase v nastavení hranic:

1. Vyberte si místo, odkud budete pracovat a snažte se ho držet. Pokud rádi střídáte místa na práci, vypněte a ukliďte váš pracovní nástroj tak, abyste ho neměli na očích. Otočte za notebokem klíčem, schovejte ho šuplíku nebo aspoň uložte do obalu.
2. Nezapomeňte na přestávky! To je velké nebezpečí homeoffice. Použijte budík na telefonu, nastavte si časové pracovní bloky například po dvaceti minutách. Protáhněte se, dejte si kafíčko, pověste prádlo, meditujte. Šťastnější z nás vyrazí na procházku po zahradě. Předsevzetí „až to dodělám, dám si pauzu“ snižuje kvalitu času po práci. Pokud vůbec takový čas nastane.
3. Odměňujte se. Třeba čokoládou. Nebo se kolegům pochlubte, co jste dnes zvládli při on-line pauze na kafe.
4. Pokud máte děti, snažte se zajistit klid aspoň pro část vaší pracovní doby: přivstaňte si, střídejte se s partnerem v hlídání, rozdělte si čas naprostého klidu s časem, kdy si mohou kreslit či stavět vedle vás,  pořiďte si řemeslnická sluchátka, nechte je vytvořit ceduli s kresbou lebky a nápisem „Vstup zakázán“. Tvořivosti se meze nekladou. Buďte trpěliví a řiďte se osvědčenou výchovnou radou “ještě jednou a lépe”. Pohoda v rodině znamená pohoda v home office.
5. Na konci pracovního času vypněte počítač. Zkuste to. Jedno kliknutí na “vypnout/uspat” výrazně podpoří vaše „odpojení“ od práce a zvýšíte dokonce efektivitu své práce. Časem si totiž zvyknete, že na práci máte vymezený čas.

Last, but not least: Organizaci dělají lidé

Procesy, postupy – to všechno je hezké, nesmíme ale zapomínat, že organizaci dělají především lidé. Investujte do nich. Udělejte si čas na smalltalk po telefonu s každým zaměstnancem. Koho nepotěší, když se ho šéf zeptá, jak zvládám home office? Navíc se dozvíte, co vaše spolupracovníky trápí a těší a třeba přijdete i na nějakou tu inovaci. 

Vzdělávejte své lidi. On-line kurz vás dostane do win-win situace: vy nastartujete pozitivní změnu v organizaci a zaměstnanec získá benefit.  Kromě sebevědomí dotyčného porostou i jeho kompetence a sníží se množství třecích ploch. Rutinní záležitosti pojedou jako po másle, zvýší se zapojení vašich kolegů do společné věci a zbyde čas na zlepšováky.

Pracujte s vlastními profesními cíli, ptejte se na ně ostatních. Hledejte synergie. Vaše organizace si to zaslouží.