Salesforce a novoroční předsevzetí 2023

Fundraising, administrativa a plánování v roce 2023

Jaký bude rok 2023 se Salesforce CRM? Takový, jaký si ho uděláme. Podívejme se, co můžeme ovlivnit už teď a co nám usnadní nebo zpřehlední práci. Budeme potřebovat diář, klid a rozvahu. Když využijete integrovaný remainder, úkoly a termíny uvidí i vaši kolegové. Tak s chutí do toho!

Když integrace běží hladce

Začněte integracemi. Účetní uzávěrka nelítostně podupává za dveřmi. Počítá s čistými daty. Možná vaše propojení na jiné systémy loni zafungovalo bezvadně a Darujme.cz, banky i platební brána běží jako na drátku. Možná ale ještě máte prostor pro zlepšení. Často se totiž zapomíná na to, že průběžná kontrola během roku patří k nutné údržbě systému. Stejně jako párování nespárovaných plateb, ta popelka pracovních rozvrhů. Nechcete-li se na konci roku shledat s nepříjemným překvapením, plánujte. Vyhraďte si v kalendáři časy na kontrolu integrací i čas pro úklid v platbách. Salesforce pranostika pro tento měsíc zní: Když integrace běží hladce, v lednu potom spíte sladce.

Připravte si plán na celý rok už teď

Odsouvání administrativy za nejzazší snesitelnou mez patří mezi typické trny v patě neziskovky. Proto je užitečné udělat si rámcový plán celého roku hned na jeho začátku a nenechat se ničím zaskočit.

Alespoň s dvouměsíčním předstihem se pusťte do přípravy datových podkladů do výroční zprávy za uplynulý rok. Díky CRM máte data a reporty prakticky připravené. Když chcete mít z odvedené práce dobrý pocit, potřebujete dost času na případně vzniklé opravy a zapracování připomínek.

Šablonu na potvrzení o daru pro následující rok pošlete do CRM pro neziskovky už v listopadu. Když připravíte grafiku a text doprovodného e-mailu s předstihem, CRM pro neziskovky vám včas vše nastaví. Podobně se na začátku prosince pusťte do přípravy poděkování a novoročního přání. Ve vhodnou dobu pak jen odkliknete obě hromadné rozesílky.

Jaké jsou vaše další typické akce? Nedejte prokrastinaci šanci.

Oslavte 28. leden, den ochrany osobních údajů

Na začátku roku aktualizujte uživatelské přístupy do CRM. Projděte si existující profily a ověřte si, že  přístupy ke čtení, úpravám, vytváření a mazání záznamů odpovídají potřebám. Možná zjistíte, že potřebujete profil upravit nebo přidat. Nedivte se. Organizace se vyvíjí, s ní musí i její systém. Také zkontrolujte, zda mají jednotliví uživatelé přiřazený správný profil a mohou pracovat se vším relevantním pro jejich práci.

TIP: „Staré“ uživatele nemažte, nepřepisujte. Pouze je deaktivujte.

Učte se a učte

V prvních měsících roku běží statisticky nejméně fundraisingových kampaní. Ideální čas něco nového se naučit. Novinky využijete po zbytek roku a ušetříte si stres s metodou pokus–omyl.

• Na týmové poradě vytvořte prostor na rozhovor, zda vaše neziskovka nepotřebuje intenzivnější podporu při využívání či rozvoji systému. Ujistěte, zda mají všichni potřebné návody, manuály a dokumentaci, nebo je třeba něco připravit či dohledat.
• Možná jste si v průběhu minulého roku zapisovali, jaké školení nebo jakou technickou podporu potřebujete. Pak stačí jen semináře domluvit a objednat. I připraveným se ale hodí ujistit se, zda víte, co vaše lidi pálí.
• Zaměstnancům můžete také doporučit materiály a trailheady pro samovzdělávání. Neuděláte chybu, když jim ke studiu vyčleníte čas v rámci pracovní doby.

Nové technologie? Buďte o krok napřed

Rozpočet pro tento rok už máte stanovený. Přesto se ale podívejte, zda by se vaší neziskovce nehodil nějaký rozvoj technologie či přímo CRM. Poznamenejte si to pro strýčka příhodu. Nikdy nevíte, zda se nevynoří šance danou oblast prozkoumat, třeba účastí na konferenci. Třeba se najde sponzor ochotný investovat právě do oblasti, kterou u vás potřebujete. A vy budete připraveni.