CRM systém znamená lepší vztahy s dárci, klienty a rychlejší komunikace, aktuální data, automatické procesy či reporty. Proč a komu se vyplatí do něj investovat?

Díky technologii dospějete k lepším vztahům s klienty i na pracovišti

Lepší vztahy s dárci, klienty a rychlejší komunikace, aktuální data, automatické procesy či reporty: to jsou nejčastěji uváděné důvody, proč si organizace pořizují CRM čili Customer Relationship Management. „Dříve bylo složité získat informaci o platbě. Standardní cesta přes účetní oddělení trvala tři týdny. Když se dárce zajímal o svou platbu, naše pomalá reakce nepůsobila důvěryhodně. Teď stačí klik,“ komentuje fundraiserka Karolína Kratochvílová (ADRA).

V byznysu se stal tento software samozřejmostí už před lety a zejména díky nadaci Salesforce se rychle rozšířil i v nezisku. Proč do CRM investovat a na co si dát pozor při implementaci?

Pomocník pro malé i velké

Greenpeace, Charita ČR, Červený nos Clowndoctors či Agapo. Mezinárodní i malé organizace využívají stejného digitálního pomocníka, aby zvládly své portfolio služeb. Jak může malým i velkým vyhovovat stejný systém? To proto, že Salesforce využívá moduly a Salesforce specialista ho sestavuje na míru podle toho, co právě potřebujete. Systém má lokalizaci také v češtině nebo slovenštině, což patří v našich podmínkách k velké výhodě. A za zmínku stojí také snadno dostupná podpora včetně uživatelských školení na přání, například u CRM pro neziskovky. 

„Salesforce je pro organizaci obrovský přínos. Troufám si říct, že 70 % našich zaměstnanců s ním pracuje dennodenně. Rozhraní je přizpůsobené uživateli, takže se všechno jednoduše hledá a všechno má svoji logiku. To je něco, co se naučí opravdu každý,“ pochvaluje si Tomáš Cipra (Rubikon).

Otestujte se, zda si i vaše organizace také nezaslouží CRM. CRM Salesforce si také můžete bezplatně vyzkoušet, nebo se s platformou seznamte skrze tutorial, na YouTube jich najdete nemálo. 

Kolik do CRM dát?

Tato otázka dozajista padne. Říká se, že kvalitní věci zadarmo nejsou. Tady to platí částečně. CRM Salesforce poskytuje systém v základním rozsahu a s deseti licencemi zdarma. Ale software si můžete rozšířit o předpřipravená či na míru šitá řešení, rozšířit licence o nadstandardní funkce či licence přikoupit. Něco tedy zaplatíte. Oproti byznysovému světu se ale neziskovky pohybují v nízkých číslech. Cena se tedy odvíjí od robustnosti systému. 

Ušetříte zavedením a školením u profíků

Rozhodně doporučujeme zaplatit si implementaci a školení. Tato investice se vám vrátí na ušetřeném času, energii i platu zaměstnanců. Vyhnete se mimo jiné frustraci a riziku, že se u vás CRM neujme nebo ho nevyužijete naplno. Platforma totiž vyžaduje týmového ducha a jistou pečlivost všech zúčastněných. Ale nelekejte se. Oboje řeší jak profesionální zavedení systému, tak pravidelná školení pro uživatele.

Při výběru implementátora pamatujte, že zvolená společnost musí mít nejen zkušenost se systémem, ale také s neziskovým sektorem. CRM pro nezisk a CRM pro byznys totiž není totéž a neziskové know-how u nás stále patří mezi vzácné zboží.

Nezisk nezisku

Příjmy za licence užívá CRM pro neziskovky k dalšímu rozvoji produktů a služeb pro neziskové potřeby. Nutno říct, že v posledních dvou letech docházelo v této oblasti kvůli pandemii až k horečnatému dění. Platba za implementaci či vývoj modulů přímo pro vás kryjí náklady na provoz a další rozvoj systému specificky pro naše česko-slovenské prostředí. 

Jak se připravit na implementaci, aby byla úspěšná

Úspěšné zavedení CRM ve vaší organizaci znamená čas a chuť učit se. Jak se věc povede, můžete snadno ovlivnit:

• Podívejte se z nadhledu na svá data a svou organizaci: Na začátku potřebujete znát nejen strukturu svých dat, ale i procesy, které v organizaci probíhají. 
• Sepište si, co od systému přesně chcete. Doporučujeme začít jednodušším návrhem řešení, které lze vždy rozšířit. 
• Zvolte styčného důstojníka implementace, který pohlídá zadání a termíny.  
• Vyberte si tzv. testery čili první uživatele systému, kteří objeví slabá místa a pomohou systém doladit.
• Připravte data: sesbírejte je od jednotlivých uživatelů a programů, aktualizujte je a sjednoťte formát.  
• Informujte tým o CRM od začátku a vysvětlete, proč je pro vaši organizaci důležitý. Vytvořte příležitost pro otázky a konzultace. Počítejte od začátku se zaškolováním. 

Více se o implementaci dočtete v článku Sedm pravidel úspěšné implementace.