Back

Budoucnost neziskového sektoru: automatizace a sdílená práce

CRM systém Salesforce nebo jiná technologie zvýší kontrolu nad daty, zlepší práci v týmu. Díky automatizaci strávíte více času s lidmi a méně s excelem.

Jak a proč přejít na CRM systém

Pandemie COVID-19 nás dostala do virtuálního prostoru. Ať jsme chtěli, nebo ne. Semináře, charitativní akce, pracovní porady. Aktivity, které jsme si online nedokázali představit. Neziskovky si osvojily mnoho digitálních nástrojů a nezřídka přišla řeč i na CRM systém. Možná o nějakém customer relationship management systému uvažujete i vy. Co od něj čekat?

 

Technologie pro lidi

Technologie šetří čas automatickými procesy a sdílenou prací. Ten pak vrhnete jinam. Třeba se dáte do přímé práce nebo si užijete dlouhodobé plánování. 

Jediný systém umožní:

  • Sdílení dat
  • Programový/projektový management
  • Online fundraising
  • Přihlašování na kurzy
  • E-shopy
  • Práci na dálku

CRM systém sdruží data, funkcionality a aplikace, se kterými neziskovka pracuje. Data a procesy přehledně uspořádané na jednom místě zvýší efektivitu a produktivitu práce. Ač se zdá, že jde o změnu technickou, posune se i myšlení. Kolegové musí mít chuť naučit se novou věc, vůli k týmové práci a pečlivost. Zajet nový způsob práce určitě vyžaduje jisté úsilí, ale s výhledem na klidnější, systematičtější práci v budoucnu to tolik nebolí. Komu vyhovovalo trávit víc času s excelem než s lidmi?

 

Jaké vás čekají změny?

Zpravidla jde o přesun do online prostoru, protože celá věc většinou funguje v cloudu. K datům přistupujete z jakéhokoliv počítače, nezabírají kapacitu vašeho PC, zároveň musíte dodržovat základní principy bezpečnosti. Před zavedením systému vás čeká revize kontaktů a stavu databáze. Stávající databázi vyčistíte od starých dat a sjednotíte formát zadaných. Možná to je právě ten impuls, který jste vždycky potřebovali, abyste udělali pořádek. Možné integrace umožňují komplexní využití digitálních nástrojů: těch, které nejspíš využíváte, i nových.

 

Výběr: Spolu a konkrétně

Zvažte, zda máte pro přechod na CRM systém čas a pracovní sílu, a v neposlední řadě podporu vedení. V dalších měsících investujete jisté úsilí na přípravu, zavedení a zaučení. Podpora a chuť učit se novou věc výrazně pomůže úspěchu projektu.

Jak se na výběr připravit 

Nejprve popište potřeby své organizace. Určitě se vám vyplatí zapojit do této fáze další osoby z týmu, ideálně všechny, kdo k tomu mají co říct. Začněte základními otázkami: 

  • Proč potřebujeme CRM systém?
  • Co nám technologie přinese?
  • Pro jakou oblast CRM potřebujeme? (Popřípadě sestavte žebříček jejich důležitosti.)
  • Kdo bude se systémem pracovat?
  • Jaké nástroje a aplikace využíváme? A jaké nám chybí?

 

V dalším kroku si ujasněte, jaké jsou vaše finanční možnosti: s investicemi do technologií se počítalo v rozpočtu nebo je na obzoru vhodný grant?

 

Checklist: Co by se mohlo hodit právě vám 

  • centralizovaná data
  • vyhodnocení dat
  • přehled o aktivitách
  • snadnější získávání např. nových dárců
  • zlepšení vztahů s dosavadními dárci / zákazníky
  • automatizace práce
  • integrace s e-mailovým klientem, bankou, e-shopem
  • databáze kontaktů
  • správa komunikace
  • sdílené úkoly
  • možnost ukládat soubory
  • reporting, filtrování
  • různé úrovně přístupů
  • správa projektů, programů
  • kalendář
  • zálohy dat
  • aktualizace (automatická)
  • další rozvoj funkcionalit

 

Vsaďte na přívětivost, flexibilitu a podporu

Organizace si dnes mohou vybírat z široké nabídky. Čím se řídit při výběru?

Systém počítá s mnoha uživateli, proto na prvním místě jmenujme uživatelskou přívětivost. Intuitivní ovládání a přehlednost usnadní týmovou práci, v našich neziskovkách je vítaná česká či slovenská lokalizace. Na to navazuje míra a dostupnost podpory, a to jak prvotní při zaškolení, tak následné. Některé společnosti nabízejí také rozšiřující školení či webináře. K tomu patří i možnosti rozvoje: i v případě, že jste si jistí, že pro vás má smysl jen minimalistická verze systému, zeptejte se na možnosti rozšíření, která by u vás v budoucnu mohla nastat. Předejdete nutnosti měnit systém v případě, že později budete potřebovat sofistikovanější služby.

Vzhledem k omezeným finančním zdrojům hraje roli i cena zavedení systému. Zjistěte si, co všechno získáte v ceně při nasazení systému. Ptejte se také na harmonogram, aby vás délka spolupráce při zavádění systému nezaskočila. Využijete i přehled o tom, jaké všechny kroky je třeba při zavádění podniknout. 

Pochopitelně si nezapomeňte ověřit důvěryhodnost poskytovatele či jaké je technické řešení, stabilita a bezpečnost systému.

 

Až to začne…

Pro zavádění novinky vyberte vhodnou dobu. Rozsáhlá implementace s velkým objemem různorodých dat může trvat i měsíce. Nepodceňte harmonogram, komunikujte se svým dodavatelem a označte si akci pro sebe – i v kolektivu – jako prioritní. Dostatek času si nechte na svá data: projděte je, vyčistěte a sjednoťte jejich formát.

Pověřte jednoho člověka coby „styčného důstojníka“. Ten si po celou dobu udrží přehled o dění, pohlídá termíny a celou věcí se do hloubky seznámí. 

Zaměstnance v organizaci ale o průběhu informujte a některé kolegy můžete využít jako testery. IT oddělení při implementaci pomůže, ale nezapomeňte na vlastní uživatele aplikace, prostředí a funkce nastavujete pro ně.

 

Níže uvedené funkcionality se osvědčily a vřele doporučujeme je zahrnout do svých úvah:

  • cloudové řešení (přístup z domova, z chytrého telefonu,…)
  • správa kontaktů
  • evidence darů, plateb
  • správa aktivit, úkolů, dokumentů
  • reporting
  • kampaně
  • integrace na banky
  • integrace na Darujme.cz/Darujme.sk
  • potvrzení o daru emailem
  • integrace na emailový nástroj (Mailchimp, Smartemailin, Outlook, Gmail,…)

A také se vám mohou hodit další moduly:

  • ARES/MERK
  • SMS kampaně
  • šablony (potvrzení o daru, darovací smlouvy)
  • automatizace (poděkování za první dar, výročí prvního daru,…)
  • složenky
  • automatická správa kurzů a akcí
  • direct debit
  • GDPR
  • Smartform (personalizace)
  • Telefundraising

Tak s chutí do toho!

Tento web spolku CRM pro neziskovky, z.s. ke svému fungování, analýze návštěvnosti a lepšímu cílení reklamy používá cookies. Setrváním na tomto webu a jeho dalším používám s tímto vyjadřujete souhlas. Více informací o ochraně osobních údajů a cookies zde.