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AGAPO

Weniger Verwaltungsaufwand und mehr Zeit für die Kunden. Mit CRM Salesforce.com

Wer ist AGAPO?

AGAPO ist eine Nichtregierungsorganisation, deren Aufgabe es ist, die Beschäftigung von Menschen mit gesundheitlichen oder sozialen Benachteiligungen zu unterstützen und so zur Verbesserung der Lebensqualität beizutragen. Zu den Klienten der Organisation gehören Menschen mit psychischen Erkrankungen, geistigen oder körperlichen Behinderungen sowie Personen nach dem Strafvollzug, Obdachlose, Minderheiten oder Menschen mit anderer Benachteiligung. Ihr Ziel ist es, Unabhängigkeit dieser Menschen zu erhöhen, sie in den Arbeitsmarkt unter Menschen ohne Behinderung zu bringen, um ihnen ein normales Leben zu ermöglichen. Mehr als 700 Klienten haben die Organisation seit mehr als 10 Jahre durchlaufen.

Agapo ist als ein sozialer Dienst registriert, der mit einem Umfang von Erfassungsdaten und komplizierten Rechnungswesen unausweichlich verbunden ist. Die Dokumente müssen den gesetzlichen Verpflichtungen entsprechend aufbewahrt und eingereicht werden. Dies belastet erheblich die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Sie arbeiten mit einer breiten Skale von Klienten, wobei sie alle Informationen erfassen, von jeder Besprechung Berichte ausfertigen, individuelle Pläne ausarbeiten und viele andere Aktivitäten unternehmen, über die sie später aufweisen und an die Spender berichten. Ihre Arbeit erfordert daher eine umfangreiche Archivierung von Daten, in denen das Zurechtfinden nicht immer einfach ist.

Warum CRM-System?

Die Motivation, ein CRM-System zur Verwaltung von Kundenbeziehungen zu erwerben, entstand als Antwort auf die Ineffektivität und Unhaltbarkeit der bisherigen Methode der Datenverarbeitung. Jakub Purdjak, Direktor der Organisation Agapo, beschrieb die Situation wie folgt: „Früher war es ein Chaos bei der Datenspeicherung, etwas war in Excel, etwas haben wir in die Word-Datei eingetragen. Es kam zur Inkonsistenz der Daten, es war ein Problem etwas rückwirkend zu suchen und die Archivierung war ebenfalls problematisch. Jedes Treffen mit dem Klient musste auf mehreren Stellen aufgezeichnet werden, was die Arbeit erschwert hat und den Verwaltungsaufwand erhöhte. Ich bemühte mich, dies zu entfernen.“

Warum Salesforce?

Salesforce.com erwies sich dann als klare Wahl unter anderen CRM-Systemen. „Es hat mir wirklich gefallen, dass wir dank der Lizenzierungsrichtlinien der Salesforce-Stiftung auf ein professionelles CRM-System kostenlos zugreifen konnten, das alles was wir brauchen lösen kann, sogar kann es an die Bedürfnisse unserer Organisation zugeschnitten und in der Zukunft beliebig angepasst werden.“ Nach der Auswahl eines geeigneten Systems haben wir CRM pro neziskovky angesprochen, das die Implementierung in Agapo durchgeführt hat. Jakub Purdjak beschreibt seine Erfahrung folgendermaßen: „Die Zusammenarbeit verlief absolut problemlos und vorbildlich. Wie bei allen Projekten gab es eine kleine Zeitverschiebung bei der Implementierung, es ging aber um nichts Wesentliches. Borek [der Berater] war hilfsbereit und bot ständig Hilfe an. Auch was die Schulung der Benutzer angeht, alles verlief absolut großartig. Mit Borek stehen wir immer noch in Kontakt, und wenn er auf einen Tipp oder eine Nachricht stößt und weiß, dass wir ihn verwenden können, gibt er uns Bescheid. Dafür sind wir ihm dankbar.“

Verwendung von Salesforce in der Organisation

Salesforce.com ist jetzt ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmenstätigkeit. Salesforce dient als zentraler Aufbewahrungsort für die Kontakte ihrer Kunden und Arbeitgeber, auch für Speichern und gemeinsames Nutzen von Arbeitsangeboten oder zur Überwachung der Mitarbeiterleistung. Komplizierte Erfassungs- und Rechnungswesenanforderungen sind durch einfache Berichterstattung und Automatisierung weniger zeitaufwendig geworden. „Wenn eine Prüfung stattfindet, alles, was mir einfällt, können wir für sie in wenigen Augenblicken vorbereiten oder sofort im System anzeigen. Die Arbeit ist insgesamt effizienter und schneller geworden. Wir können die Daten einfacher auswerten, bei denen es nicht möglich war. So haben wir einen Überblick über den Erfolg einzelner Kunden, wodurch wir unsere Hilfe zielgerichtet einsetzen können. Das Wichtigste ist, dass wir uns viel weniger um die Verwaltung kümmern müssen und umso mehr den Kunden widmen können.“ Beschreibt Jakub Purjak die Änderung, die nach Einführung von Salesforce eingetreten ist. Außerdem schätzt er auch die Tatsache, dass das System die Eingabe von fehlerhaften Daten einschränkt, sodass Inkonsistenzen im Rechnungswesen gelöst werden. Das System ermöglicht eine Fernverbindung zu herstellen, was vor allem die Kollegen verwenden, die außer Hause arbeiten.