Zpět na všechny

Příklad z praxe: Rozdělení portfolia v Salesforce CRM mezi pracovní týmy

Při nedávné implementaci systému Salesforce CRM pro Nadaci VIA, jsme se dostali do situace, kdy dva týmy mají v rámci jedné neziskové organizace na starosti odlišné části portfolia, s odlišnou strategií. Řešili jsme situaci, kdy se kontakty a organizace oběma týmům navzájem prolínaly, komplikovaly výběry, reporting apod.

Cílem bylo portfolia oddělit tak, aby každý tým viděl pouze svoje kontakty a organizace. Protože procesy nad oběma portfolii jsou opravdu jiné, není potřeba, aby pracovníci v jednom týmu měli přístup ke kontaktům z druhého portfolia, a naopak. Pro tuto situaci nabízí Salesforce funkci tzv. Account teams. Na každé organizaci se objeví seznam pracovníků, kteří se o klienta starají a mají k němu přístup. Kdo není v týmu, záznam neuvidí. Kontakty dědí přístup podle vazby k příslušné organizaci.

Funkci je potřeba nejprve zapnout. Potřebné nastavení najdete v navigaci:

Your Name | Setup | Customize | Accounts | Account Teams

Dalším krokem je definice rolí pro jednotlivé členy týmu. Buď můžete využít předdefinované, nebo jejich nastavení upravit. Nyní již nic nebrání tomu, abyste ke každé organizaci přidali seznam pracovníků, kteří se o ni mají starat a mají k ní mít přístup. Tým lze nadefinovat i jako defaultní, a přiřazovat všechny jeho členy najednou (najdete v navigaci Your Name | Setup | My Personal Information |Personal Information). Pokud máte v databázi desítky a stovky organizací, je možné přiřazení týmu vyřešit hromadně pomocí dataloaderu.

Rozdělení portfolia tak šlo udělat poměrně rychle a dobře splnilo účel.

Pokud bude o tuto funkci zájem, zařadíme ji do našeho CRM školení. Můžete o ni rovněž požádat v režimu vzdálené administrace.

Pro CRM pro neziskovky napsal Jan Hromas