Zpět na všechny

Jaké výhody má CRM systém Salesforce oproti MS Excel

V neziskovém sektoru se často setkáváme s tím, že organizace používají pro veškerou evidenci dat jediný systém – MS Excel. Tento tabulkový procesor od Microsoftu je bezpochyby skvělý nástroj a vyniká ve věcech, kvůli kterým byl primárně vytvořen. Má však svoje hranice.

Setkáváme se s organizacemi, ve kterých používají Excel na shromažďování a zpracovávání dat o dárcích a partnerech, evidenci darů, vykazování práce, evidenci a analýzu kampaní… Prostě na všechno. Ti, kdo mají takto rozsáhlou agendu, by měli zvážit přesun svých dat do jedné komplexní databáze, kterou bude obsluhovat sofistikovaný CRM software. Typický moment naší práce je praktická ukázka práce s daty v Salesforce, po které většinou následují věty typu: “Tak tohle je mnohem jednodušší…“ Opravdu, CRM systémy byly vyvinuty především pro usnadnění práce s velkým množstvím dat, které vede ke zvýšení efektivity zaměstnanců firem a organizací.

Neziskové organizace používají velké množství excelových tabulek. Například, jeden soubor slouží na evidenci darů za předchozí rok. Druhý obsahuje seznam všech firemních dárců. Další seznam individuálních dárců. Další s názvem “Běh proti rakovině” seznam všech oslovených dárců v rámci kampaně. Na první pohled to může vypadat dobře, dokonce v tom můžete mít i pořádek. Pro práci to je ale vysoce neflexibilní. Nemluvě o tom, že když chcete excelový dokument sdílet s kolegou, musíte mu jej pokaždé poslat e-mailem, nebo nahrát na sdílený disk. Nedej bože pokud je kolegů více a máte s ním pracovat v týmu.

Databáze je oproti tomu živý nástroj a velice flexibilní. Během pár vteřin dokážete dohledat data jako kdyby z několika excelových souborů najednou. Pro běžného uživatele bez znalosti jazyka SQL (Structured Query Language = strukturovaný dotazovací jazyk; např: vytvořit, smazat, upravit…) je ale samotná databáze nečitelná. CRM systém je řešením, které se skládá jak z databáze, ve které jsou uložena všechna data, tak z uživatelského rozhraní, ve kterém je možné vytvářet a spravovat záznamy přímo.

Jednoduše řečeno CRM systém umožňuje uživatelům ukládat data na jedno místo, sdílet je s ostatními uživateli, udělovat těmto uživatelům práva pro přístup k vybraným datům, pracovat s nimi, analyzovat je a vytvářet z nich reporty. MS Excel je primárně určen pro složitější matematické operace, finační kalkulace a vytváření grafů.

Pro CRM pro neziskovky napsala Andrea Dobročková