03. February 2022

Jak pečovat o dárce i fundraisera

CRM systém Salesforce patří mezi nejlepší nástroje pro neziskovky. A jako každý nástroj potřebuje občas seřídit, aby vám sedl a práce šla dobře od ruky. Představte si, že je nový rok. Chystáte se rozeslat stovky až tisíce potvrzení o daru a vedoucí týmu vám píše o pár reportů. Teď se ukáže, jak jste o váš systém v průběhu roku pečovali. Štěstí přeje připraveným, a tak se podívejme, jak se mezi ně počítat.

aneb na co pamatovat počátkem roku

Kvalitní materiál, kvalitní výstup

O podporovatelích si vedete záznamy. Záznamy, které vám pomáhají pochopit, kdo vás podporuje a proč, které kampaně nejvíc táhnou, a jak lidé nejraději dávají. Občerstvujte je nejméně jednou za rok. Aktuální data totiž otevírají cestu k bezvadně ušitým kampaním či dobře využitému potenciálu dobrovolníků a sponzorů.

Neziskovky obvykle sledují:

• Osobní informace: věk, bydliště, profese, rodinný status
• Kontaktní preference: jak se o vás dozvěděli, jaký kanál k nim nejlépe funguje, jaký mají nejraději, jak často chtějí kontakt
• Dárcovské preference: co už podpořili, jakou formou, v jaké výši, jak často
• Důvody, proč podporují právě vás, a co od vás očekávají

Možná máte všechna data ve svém CRM a stačí si jen vyjet pár reportů. Ne-li, stojí za to si je doplnit či aktualizovat třeba při příležitosti potvrzení o darech za rok 2021.  

Čas přemýšlení, čas kontroly

Dobrý fundraiser hledá každou příležitost, jak dárcům darování usnadnit. Chce-li nabídnout skvělou zkušenost s vaší organizací, musí svou práci čas od času promýšlet. A třeba přehodnotit. A ptát se:

• Jak mohou lidé darovat? 
• Šla by některá cesta ještě zjednodušit? 
• Vědí dárci o možnosti pravidelné finanční podpory? 
• Nabídli jsme i jiné způsoby, jak podpořit naši věc?  
• Fungují všechna tlačítka a linky tak, jak mají?
• Jaké o nás dostane nový dárce základní informace? 

Zároveň myslete i na sebe. Během roku několikrát zkontrolujte, zda se nahrávají data z banky a systém pracuje, jak má. Využívejte možností vašeho CRM pro práci v týmu. Nikdy neodmítejte toho, který vám chce pomoct. Dejte si čas na kontrolu procesů a jejich promýšlení.

Načrtněte si plán

Dárci vás doprovázejí na cestě za vaším posláním. Je to vztah oboustranné důvěry.  

Vezměte si papír a tužku a sepište si, jak probíhá komunikace mezi vámi a dárcem: 

• Jakým způsobem a jak často žádáte o dárcovství/dobrovolnictví? 
• Jak a kdy informujete o (ne)úspěších? 
• Jak a kdy děkujete? 
• Nabízíte něco dalšího? 
• Žádáte ještě něco dalšího?
• Posíláte pozornost?
• Sledujete narozeniny, výročí dárcovství?

Nebojte se časového plánu. Zkuste si na tento rok rozepsat seznam oslovení, díků či jiných aktivit a pak už jen odškrtávat splněné. Díky tomu se lépe zorientujete v tom, co vás čeká. Třeba navíc přijdete na něco, co se dá vylepšit a povzbudíte tvořivost: včas seženete příběh z praxe podle profilu dárce do vašeho newsletteru nebo v klidnějším období připravíte ručně psaný dopis pro sponzora.

Fundraising dává hodně prostoru tvořivosti, ale patří k němu i neviditelná, rutinní „masarykovská“ drobná práce. Nebojte se jí. Využijte k ní CRM systém a administrativu dostanete pod kontrolu.