Zpět na všechny

Jak správně aktualizovat CRM Salesforce

CRM Salesforce patří mezi nejlepší nástroje pro chod organizace. Nůž se čas od času brousí, klavír jednou ročně ladí, ale softwarovému pomocníkovi stačí rozumné počáteční nastavení a čistá data. Podíváme se, jak obojí zajistit. 

Kontakty a firmy: Všechno jenom jednou

Databázi bez duplicitních záznamů udržíte pomocí dvou kroků: automatické a mechanické kontroly

Nejprve nastavte pravidla, která zdvojením automaticky brání už při zakládání záznamu. Nastavte si tzv. „Duplicate Rules“ (duplikační pravidla). Systém nabízí dvě základní možnosti, jak se chovat:

  1. Jakmile zadáte stejný záznam podruhé, objeví se varování a aplikace zobrazí shodné záznamy. V tomto případě vás ale systém pustí dál. 
  2. Vytvoření nového kontaktu rovnou zablokujete a nový duplicitní záznam se vám nepodaří uložit.

Do políčka „Conditions“ vyberte e-mail a příjmení. Jde o osvědčenou kombinaci podmínek pro kontakty, s účty vám pomůže IČO.

Mezi záznamy se přesto občas nějaká duplicita vloudí, proto doporučujeme pravidelnou optickou kontrolu. Kontakty zobrazíte klasickým přehledem nebo si vytvořte report. Někteří uživatelé raději čistí data v Excelu. I to je možnost. Při exportu však pamatujte na ID záznamu, aby jste kontakty dostali bezpečně zpět do Salesforce. Mějte na paměti, že oblíbená tabulka od MS Office nerozeznává velká a malá písmena ID záznamu. Tudíž není schopna je porovnat. Snadný export/import mezi CRM a tabulkovým procesorem umožňuje Salesforce Inspector v Chrome.  

Status: Je kontakt aktivní či pasivní?

Kategorie „Status“ představuje šikovný nástroj, s jehož pomocí rozlišíte aktivní a pasivní kontakty. Vložený záznam se automaticky stává aktivním. Jestliže se na něm nic neděje během nastaveného období, změní se v pasivní. A naopak: pasivní status se promění v aktivní ve chvíli, kdy u dotyčného proběhne transakce. Funkcionalitu vyzkoušejte a uvidíte, jak se sejde s potřebami vaší organizace. Se složitějším zadáním se neváhejte obrátit na CRM pro neziskovky.

Pomocí této vychytávky označují někteří uživatelé také VIP dárce. V tom případě vytvořte proces, který na měsíční bázi aktivuje status VIP u kontaktů s darem třeba nad 10 000 Kč. Tyto dárce si ale snadno vyfiltrujete také přes klasické zobrazení nebo report. Všemi třemi cestami získáte množinu dárců pro další práci v kampaních. Je tedy otázkou, zda nevyužít některou z dvou posledních zmíněných.

Zdrženlivost doporučujeme i při vytváření nových polí typu „Aktivní 2020“. Stejný údaj lze jednoduše nastavit do „Contact History“ na kartě každého kontaktu (Field&Relationships/Track old and new values). 

Aktuální databáze ve dvou bodech

  1. Popište, co je pro vás aktivní kontakt a podle toho nastavte procesy. Snažte se o jednoduché vymezení. Uživatelé se potřebují se systémem co nejrychleji spřátelit. Funkce snadno doladíte později, až dostanete zpětnou vazbu, co chybí a co by pomohlo.
  2. Omezte počet duplicit automatickým procesem. Nezapomínejte na pravidelnou mechanickou kontrolu. Pokud se jí věnujete jednou ročně, udělejte si čas na konci roku. Po vánocích přijdete do práce a s čistou databází a čistým svědomím zadáte tisk potvrzení o daru.

Tento web spolku CRM pro neziskovky, z.s. ke svému fungování, analýze návštěvnosti a lepšímu cílení reklamy používá cookies. Setrváním na tomto webu a jeho dalším používám s tímto vyjadřujete souhlas. Více informací o ochraně osobních údajů a cookies zde.